En qualité de garant du respect des règles légales, le DAF doit veiller à respecter un certain nombre d’obligations en matière de registres, d’affichage ou d’archivage.
Documents comptables obligatoires :
Les articles L.123-22 du code de commerce et 2 du décret du 29/11/83 imposent la tenue, en langue française et en monnaie nationale, de plusieurs livres :
- Le (livre) journal : Il enregistre les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise opération par opération et jour par jour ;
- Le livre d'inventaire : Il regroupe les données d'inventaire, au sens des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes)
- Le grand livre
- Le livre des procédures et de l'organisation comptable : Il décrit l'organisation de la fonction comptable, le plan des comptes, le rôle des intervenants...
Les pièces justificatives :
Le décret du 29/11/83 énonce que : « tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie ».
Les registres et documents sociaux obligatoires :
Les délibérations des assemblées d'associés (SARL) ou d'actionnaires (SA ou SAS) et des organes de direction (CA dans les SA) sont constatées par des procès verbaux établis sur des registres spéciaux. Ces registres sont tenus au siège social.
Il s'agit :
- des PV d'assemblées d'associés (SARL) ou d'actionnaires (SA ou SAS) : Sans qu'elle soit obligatoire, une feuille de présence aux AG doit être envisagé…
- Du registre des délibérations du CA et du conseil de surveillance
- Du registre de présence au CA : Il n'a pas besoin d'être coté et paraphé.
- Du registre des titres nominatifs (SA ou SAS) : Dans le régime simplifié (moins de 100 actionnaires) les ordres de mouvements (privilégier le formulaire du régime normal) sont enregistrés dans un registre des mouvements de titres.
Les registres et documents obligatoires relatifs au personnel :
Dès qu'une entreprise emploie un salarié, elle doit ouvrir un certain nombre de registres qui doivent être tenus à la disposition des agents de l'inspection du travail, lors de leurs visites.
Il s'agit :
Du registre unique du personnel : Les employeurs, quel que soit l'effectif, doivent tenir à jour, au siège de l'entreprise, un registre sur lequel figure, dans l'ordre d'embauchage, tous les salariés avec un certain nombre de mentions obligatoires… Après consultation des délégués du personnel, ce registre peut être tenu sur informatique, à condition que des garanties de contrôle équivalentes soient maintenues.
De la déclaration unique d'embauche : Les employeurs doivent effectuer, préalablement à l'embauche, une déclaration nominative auprès de l'URSSAF.
Le registre médical : Il regroupe les documents relatifs aux visites médicales.
Le document unique sur l'évaluation des risques : En application du décret du 5/11/2001, l'article R230-1 du code du travail prévoit la rédaction obligatoire d'un document « unique » relatif à l'évaluation et à la prévention des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs. Ce document doit être mis à jour régulièrement, doit être daté et mis à disposition de tous…
Les documents relatifs aux contrôles en matière d'hygiène et de sécurité :
Le registre des accidents du travail :
Le registre des questions/réponses aux délégués du personnel :
Le registre des PV de réunion du CHSCT
Le registre des repos hebdomadaires
Les différents affichages obligatoires :
La réglementation en vigueur fait obligation aux employeurs de procéder à un affichage permanent dans les locaux de chacun des établissements où travaillent les salariés :
Inspection du travail: Doivent être affichés l'adresse et le N° d'appel de l'inspection du travail, ainsi que le nom de l'inspecteur compétent ;
Service médical du travail : Doivent être affichés l'adresse et le N° d'appel du médecin du travail ou du service médical.
Règlement intérieur : Il est obligatoire dans les entreprises de plus de 20 salariés, sauf s'il est remis à l'embauche de chaque salarié ;
Services de secours d'urgence : Doivent être affichés, au minimum, les N° d'appel des pompiers et du SAMU ;
Consignes en cas d'incendie
Convention collective : Si l'entreprise est soumise à l'application d'une convention ou d'un accord collectif du travail, il convient d'afficher un avis indiquant l'intitulé de la convention applicable et précisant les lieux et modalités de sa consultation ;
Égalité professionnelle entre les hommes et les femmes : Doivent faire l'objet d'un affichage les textes des articles L123-1 à L123-7 et L140-2 à L140-7 du code du travail ;
Durée du travail : Doivent être affichées les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et durées des périodes de repos.
Liste des membres du CHSCT
Affichages électoraux
Affichage syndical et des représentants du personnel : Dès que l'entreprise est dotée d'institutions représentatives du personnel, un panneau d'affichage doit être tenu à leur disposition.
Les principaux documents à adresser à l'inspection du travail :
Le chef d'entreprise est tenu de prendre l'initiative d'envoyer un certain nombre de documents à l'inspection du travail :
La déclaration de première embauche ;
La déclaration de changement d'exploitant, de transfert d'exploitation ou de changement d'activité ;
La déclaration mensuelle des contrats de travail ;
Le règlement intérieur ;
L'accord de participation ;
La déclaration d'emploi de travailleurs à domicile ;
Les horaires de travail et jours de repos ;
Le PV d'élection des représentants du personnel ;
Le bilan social ;
Le rapport annuel sur la situation comparée hommes/femmes ;
…etc…
Durée de conservation des différents documents :
Les documents émis ou reçus par une entreprise, dans l'exercice de son activité, doivent être conservés pendant des durées déterminées essentiellement à des fins probatoires.
Conservation illimitée :
Les dossiers d'accident du travail ;
Les brevets…
Conservation pendant 30 ans :
Statuts et actes de société ;
Registre des titres nominatifs ;
Registre de présence au CA ;
Registre des PV d'assemblées ou de délibération du CA ;
Les rapports de gestion ;
Les rapports des CAC ;
Les contrats sur biens immobiliers ;
L'accord, le contrat et les fiches de répartition relatifs à la participation et à l'intéressement ; Les contrats de travail et documents relatifs à sa rupture …
Conservation pendant 10 ans :
Les comptes annuels ;
Les livres et registres comptables, balances, inventaires ;
Les contrats commerciaux, d'emprunt, de prêt, d'assurance, de leasing, de marchés publics… ;
Les factures fournisseurs et clients ;
Les bons de commande et de livraison ;
Les dossiers clients et correspondances ;
Les documents bancaires, relevés et rapprochements.
Conservation pendant 3 à 5 ans :
Les feuilles de présence aux assemblées ;
Les déclarations d'impôts, de TVA et autres taxes ;
Les bulletins de paie ;
Les registres du personnel ;
Les pièces comptables sur les salaires et charges sociales ;…
Dans leur propre intérêt, et compte tenu du développement des outils informatiques, les dirigeants s'assureront qu'une sauvegarde informatique supplémentaire est très régulièrement déposée à l'extérieur de l'entreprise.
