comptabilité d'engagement

La comptabilité de trésorerie est une exception fiscale réservée aux petites entreprises.
La comptabilité d’engagement est la règle normale du PCG et des normes IFRS.
Le principe de base est la séparation des exercices (le «cut-off»).  Ce processus est finalisé par des écritures d'inventaire (On parle aussi de "travaux d'inventaires").

hypothèse de base : la continuité de l'exploitation.


. En terme de système d'information, pour l'achat et la vente de bien, cela nécessite :

 l'édition des bons de réception avant réception de la facture fournisseur, 

  l'édition distincte des bons de livraison et factures clients. L'affectation des ventes à tel ou tel exercice ("revenue recognition" ou "cut off") se fera en fonction des incoterms.

Ce qui s'accompagne généralement de :
la gestion individualisée des plafonds d'autorisation,
la gestion des circuits de validation en fonction des montants à engager,

la possibilité d'associer des documents à l'engagement, à toutes les étapes de l'engagement.

. Prendre aussi en compte les services (charges récurrentes) et les facturations à l'avancement.

Enregistrement de factures vente et achat

La facture s'enregistre au montant net commercial (= hors remises, rabais et ristournes). L'escompte financier lui s’enregistre en compte de charge financière (ou produit financier).

Les rabais (prise en compte d'un défaut) et ristournes (remise fin d'année, réduction de prix calculée a posteriori) sont généralement pris en compte dans un avoir, - post-facturation - idem pour les retours. Contrairement aux rabais et ristournes enregistrés dans des comptes spécifiques : 609 (ou 709 du côté client), les retours sont enregistrés en compte d'achat (ou de vente).

la facture

La présentation d'une facture n'est pas normalisée. D'ordinaire, elles suivent un numéro de chrono, mais il est tout à fait légal de créer des factures "manuelles" sous excel pour gérer un cas non prévu dans le logiciel comptable.
Elle doit faire figurer notamment :
le n°de SIREN et le n° de RCS (même si le n° de SIREN est inclus dans le n° de RCS), forme juridique, capital, code APE,  
le n° de TVA intrracommunautaire (sauf non soumis : cas de l'auto engtrepreneur),
la date d'émission de la facture et la date d'exécution de la prestation ou de livraison si celle ci est différente de la date d'émission de la facture.

compta : bases et outil

débit : augmentation d'emploi ou diminution de ressource
crédit : augmentation de ressource ou diminution d'emploi
Par convention, dans les journaux d'écritures, on commence par le débit.

outils :
journal =  enregistrement chronologique des écritures (journal des achats, des ventes, de trésorerie, des OD),
grand livre = ensemble des enregistrements sur un compte ou un ensemble de comptes à une période donnée.
balance = débit, crédit, solde de tous les comptes.

codification secondaire de compte français
. le 9 en deuxième position = prov pour dépréciation, ex : 3955 = prov dep stocks prod finis
. le 8 en deuxième position = amortissement, ex : 2815 = amortissement des constructions
. le 9 en troisième position = sens contraire, ex : 401 fournisseurs, 409 fournisseurs, avances.

principe de non-compensation

Ce principe interdit d'opérer des compensations entre les postes de l'actif et ceux du passif ou entre les postes de charges et ceux de produits.

Ainsi par exemple, l'entreprise peut à la fois être débitrice auprès d'un tiers au titre d'un achat et se trouver sa créancière au titre d'une vente (ou encore du montant d'une avance ou d'un acompte). Ces deux soldes créditeur et débiteur ne peuvent être confondus, car une créance peut être affectée d'un risque d'impayé.

De même, les sommes disponibles dans les comptes de dépôt à vue des banques et les concours bancaires courants (crédits à court terme) de ces dernières doivent apparaître distinctement, les uns à l'actif, les autres au passif.