Chaque service contrôle de gestion connaît à un moment ou à un autre une demande de réduction des délais de clôture (désignée en anglais par le terme "fast-close").
La prise de décisions qui incombe au contrôleur de gestion en période de clôture est un élément clé de son travail. Pour un contrôleur de gestion, cette demande peut donc être perçue comme une réduction de son champs d'action.
Mais cela peut être aussi un challenge permettant de simplifier/clarifier des pratiques statistiques ou de rendre plus lisibles des comptes parfois "encombrés" de multiples provisions qui compliquent de futures analyses.
Par ailleurs, si certaines opérations (facturation relativement peu significatives) peuvent être décalées à des moments moins bousculés, elles seront menées avec moins de risques. D'éventuelles erreurs seront détectées à temps pour être corrigées avant la clôture suivante.
Quelques points importants tirées d'études sur le sujet :
- Le processus de clôture dépend d'informations issues des systèmes opérationnels et administratifs situés en amont du contrôle de gestion. Il est important d'identifier toute cause d'anomalie et donc de non-qualité provenant des données remises par ces interlocuteurs et d'en maîtriser les circuits.
Il s'agit par ailleurs d'établir une répartition claire des travaux de clôture entre contrôleurs de gestion et opérationnels. La mise en place de rencontres avec les « fournisseurs d'information » permettra d'améliorer leur connaissance des besoins et des impératifs de la comptabilité et d'éviter, en période de clôture, des relances, des travaux inutiles ou redondants.
- Il convient d'établir un seuil de matérialité et de mesurer les impacts d'une absence de provision ou de facturation de certaines éléments. Le seuil de signification correspond au montant à partir duquel une erreur, une inexactitude ou une omission peut affecter la régularité, la sincérité et l'image fidèle des comptes.
- Une revue critique du plan de comptes permet de limiter le nombre de comptes et donc d'opérations comptables.
- Les décalages d'arrêté "acceptables" comme la prise en compte décalée des éléments variables de la paie des derniers jours du mois antérieur, ou la prise en compte dans des factures à établir des travaux effectués jusqu'à j-..., permettent certains allègement.
Cela dit, le travail "sans filets", en particulier sur des mois où le délai est encore réduit par la présence de jour fériés comptés en jours ouvrables, a ses limites. Le contrôle de gestion et la comptabilité doivent disposer de la possibilité de contrôle de cohérence assurant la fiabilité de l'information.
RF comptable : Engagez un processus de clôture de qualité article RF Comptable
Optimisation du processus de clôture des résultats (Institut du benchmarking)
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